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Réunion de projet

1. La Réunion de Projet, une des nouveautés du CoDT (Art. D.IV.31)

Une réunion de projet peut être organisée avec les autorités si le demandeur de permis le souhaite et en fait la demande. Cette réunion a pour but de rassembler tous les intervenants autour de la table, pour une présentation argumentée du projet par son auteur et/ou le demandeur. Ceci permet ensuite à l’auteur de projet de finaliser son dossier (en y apportant les éventuelles améliorations et/ou modifications suggérées), et de déposer sa demande de permis dans les meilleures conditions, notamment pour anticiper avec l’Administration le compte à rebours des délais de rigueur.

Sont invités à participer à cette réunion de projet :

  • Un représentant du Collège,
  • Le Fonctionnaire Délégué
  • Le Fonctionnaire Technique
  • (ou le Fonctionnaire délégué et le Fonctionnaire Technique, pour les permis d’environnement)
  • (ou le Fonctionnaire délégué et le Fonctionnaire des Implantations Commerciales, si le projet est concerné)
  • Un représentant des services dont l’avis est requis (pompiers, DNF, DGO1, …)
  • (un membre du service d’urbanisme)

C’est une sage précaution à prendre, mais…

Le CoDT prévoit la procédure de cette réunion de projet, en son article D.IV.31 :

  • le demandeur sollicite une réunion de projet par envoi recommandé
  • une invitation lui est envoyée, dans les 15 jours de la demande
  • la réunion se tient dans les 20 jours de la demande

En pratique,

Sachez qu’il est difficile de trouver une date commune à tous les intervenants en si peu de temps : pour respecter le CoDT, nous devrons alors fixer une date de réunion qui respecte les délais imposés… au risque de devoir se passer de la présence d’une personne incontournable, ce qui fait perdre tout son sens à une telle réunion.

Nous vous proposons plutôt la solution suivante :

Sollicitez « officieusement » une réunion de projet (par téléphone, auprès de notre service Urbanisme).

Nous dresserons alors la liste des intervenants à y convier, et nous les consulterons pour confronter les agendas.

Nous définirons une date de réunion la plus proche possible, mais en tenant compte du fait qu’il vaut mieux une réunion où tout le monde est présent, qu’une réunion 2 jours plus tôt mais à laquelle il manque quelqu’un d’incontournable…

Ceci ne vous fait pratiquement pas perdre de temps, mais par contre, cela vous assure une réunion beaucoup plus efficace (puisque tous les intéressés y participeront).

2. La réunion de « pré-dépôt » :

Avant de déposer une demande de permis, nous vous conseillons de prendre un « rendez-vous de pré-dépôt » au service d’urbanisme. Durant cette entrevue, notre architecte parcourra avec vous le dossier que vous vous apprêtez à déposer, afin de vérifier qu’il soit complet et recevable en tous points. Avec le CoDT en effet, vu les délais de rigueur, il ne nous est plus possible de «passer un petit coup de fil» pour chaque dossier, afin d’ajuster le tir si besoin. Conséquence : un risque de refus accru, si quoi que ce soit venait à manquer dans le dossier, ou si quelque chose n’est pas complètement et/ou correctement libellé…

Une réunion de pré-dépôt permet d’accorder les violons et ainsi garantir un cheminement plus serein de votre demande. Par expérience, ce n’est vraiment pas une perte de temps. Si vous êtes architecte, après un rendez-vous de pré-dépôt pour un dossier, vous saurez en outre comment constituer le prochain dossier, sans devoir repasser par cette réunion « de précaution avant dépôt » : la réunion de pré-dépôt, on a tous à y gagner !