Organiser un événement : obligations et démarches
Email : [email protected]
Adresse : Rue Colleau 2, 1325 Chaumont-Gistoux
Vous prévoyez d’organiser un évènement sur le territoire de Chaumont-Gistoux ?
Sachez que toute organisation d’une manifestation sur le territoire communal requiert le respect de procédures préalables.
Toute manifestation publique en plein air, tout rassemblement ou toute distribution se déroulant sur la voie publique – qu’un véhicule soit utilisé ou non – et susceptible d’encombrer l’espace public ou de réduire la commodité et la sécurité de circulation doit faire l’objet d’une autorisation écrite préalable du Bourgmestre.
Tout événement se déroulant dans un espace clos et couvert doit être déclaré par écrit au Bourgmestre, au minimum :
- 60 jours ouvrables avant la date prévue,
- 90 jours ouvrables en cas d’événement de grande ampleur.
Certaines activités ne requièrent ni autorisation ni déclaration, à condition de respecter simultanément les critères suivants :
- respect du Code de la route ;
- absence d’installation temporaire ou de signalisation spécifique ;
- absence d’encombrement ou de privatisation de la voie publique.
Sont notamment concernés : balades à vélo, marches, jogging, actions de sensibilisation (hors ONG), etc.
Pour tous les événements (statiques et/ou itinérants), la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :
- La fiche de renseignements complétée, datée et signée (les parties non pertinentes peuvent être barrées).
- Un plan d’implantation détaillant les infrastructures temporaires, accompagné d’une légende indiquant leurs dimensions et les distances entre elles.
- L’Accusé Réception du Memento Organisateur (ARMO) complété, daté et signé, après avoir lu le Memento Organisateur.
Pour les événements itinérants, doivent également être fournis :
- la liste des rues empruntées ;
- un itinéraire cartographié mentionnant le nombre et la position des signaleurs.
Après réception et analyse du dossier, le service Événements peut solliciter des documents complémentaires, tels que : attestations d’assurance, autorisations obtenues, plans de sécurité, etc.
Une ou plusieurs réunions de coordination impliquant les services de police et de secours peuvent également être requises.
Manifestations de moyenne importance et à faible risque
(Fête des voisins, animation sportive de petite envergure, atelier culturel…)
- La demande doit être adressée au Bourgmestre au minimum 60 jours ouvrables avant la date prévue.
- Le service Événements recontactera l’organisateur en cas de besoin d’informations supplémentaires.
Manifestations de grande importance
(Brocantes, courses cyclistes, etc.)
- La fiche de renseignements, entièrement complétée, doit être transmise au moins 90 jours ouvrables avant l’événement.
Sachez que ces délais permettent de pouvoir analyser votre dossier par tous les services nécessaires (Communal, Police, Pompiers, Santé publique) afin de garantir la sécurité de votre événement.
Si l’activité envisagée affecte la circulation ou l’usage de la voie publique, il est recommandé de contacter préalablement le service Événements afin de déterminer si un arrêté de police est nécessaire.
Si vous prévoyez de faire appel à des foodtrucks, il vous appartient de vérifier que ceux-ci disposent des autorisations en vigueur (liste fournie ci-dessous)
Si vous prévoyez de faire un passage balisé en foret, nous vous invitons a faire votre demande auprès du Département Nature et Foret (Lien ci-dessous)
Depuis le 1er septembre 2023, l’utilisation de gobelets en plastique réutilisables est obligatoire pour l’ensemble des événements.
Accusé de réception du Memento Organisateur (ARMO) (à renvoyer signé)
Demande d'autorisation de balisage DNF